Wie ich das Medium E-Mail gerne nutze (nutzen möchte)

Ich muss mich mal bekennen: Ich bin ein Traditionalist was die Kommunikation per E-Mail angeht. Ja, ich kommuniziere gerne per E-Mail. Mein Mailaufkommen ist dementsprechend recht hoch (ich erhalte täglich ca. 500 E-Mails). Neben privaten und administrativen Inhalten gehört selbstverständlich eine rege geschäftliche (E-Mail-) Korrespondenz zu meinem Alltag. Gerade wegen meines hohen Mail-Aufkommens schätze ich dabei die traditionelle Art: Mailkommunikation, die sich stark an Internet-Standards (den RfCs) orientiert, seit über 25 Jahren erprobt in der persönlichen Kommunikation, in Mailinglisten und im Usenet.

Es geht mir vor allem um zwei Dinge: funktionierende Software und Netiquette, vor allem dem so genannten Inline Quoting. Wer mich jetzt nicht versteht: Einfach mal vorstellen, man bekommt täglich hundert, zweihundert oder noch mehr E-Mails, auf die man reagieren muss. Das zu bearbeiten ist unmöglich? Nein, mit guter Software und Berücksichtigung der Netiquette ist so etwas tatsächlich zu bewerkstelligen. Die wichtigste Regel der Netiquette, die mir dabei das Leben erleichtert, ist Rücksichtnahme, lass es uns unserem unseren Kommunikationspartnern möglichst leicht machen, sich mit uns auszutauschen:

Lesbarkeit. Damit Nachrichten möglichst einfach konsumiert werden können sollten sie gewissen Gepflogenheiten genügen. Dazu gehören korrekter Satzbau und Rechtschreibung, Groß- und Kleinschreibung, richtiges Zitieren und das Weglassen überflüssiger Informationen.

Ich schätze es, kurz und prägnant zu formulieren, so dass mein Gegenüber möglichst schmerzfrei die wesentlichen Aspekte erfassen kann. Umgekehrt schätze ich es natürlich ebenso, kurze und prägnante E-Mails zu erhalten. Genau das Gegenteil von dem, was mir zum Beispiel gerade wieder passiert ist. Bei einem längeren E-Mail-Austausch mit einem Kunden wurden auch einige technische Details besprochen. Dazu wurden stellenweise weitere Spezialisten per Mail einbezogen. Dieser Austausch war schon so nicht ganz unbeschwerlich, unübersichtlich wurde das ganze dann noch dadurch, dass mein direkter Ansprechpartner seine internen Rücksprachen mir gegenüber nicht in klar formulierten Anforderungen dargestellt hat. Stattdessen erhielt ich ein Gemenge aus weitergeleiteten E-Mails, zusammenhanglosen Zitaten und diffus formulierten Vereinbarungen. Um das ganze abzukürzen und vor allem um Missverständnissen vorzubeugen, habe ich die Notbremse gezogen und mich hingesetzt, um aus dem bisherigen Informations-Wirrwar eine übersichtliche Mail zum Status quo und den weiteren Anforderungen des Kunden zusammen zu stellen.

Das ist der eine Punkt. Der andere Punkt ist das kurze und verständliche Zitieren. Das ist das Gegenteil von dem, was man im Geschäftsverkehr eigentlich gewöhnt ist: Dem TOFU. Am besten, ich lasse einfach das Institut für Textkritik sprechen (Glosse):

Doch schon tut sich die nächste Falle auf: Im deutschen Usenet ist für sie das Akronym TOFU gebräuchlich: Text Oben Fullquote Unten. Man bearbeitet den vom Computer erzeugten Zitattext nicht weiter, sondern schreibt einfach seinen Text obendrüber. Faulsein kann schön sein, nicht unbedingt aber, wenn dadurch einfachste Regeln der Sozialität mit Füßen getreten werden. Für empfindliche Empfänger ist das möglicherweise schon dadurch angezeigt, daß einem die Faulheit des Gegenüber in der Form des Vollzitats entgegentritt (wo Löschen doch so einfach ist). Niemand würde auf den Gedanken kommen, einem Antwortbrief den anfänglichen Brief beizulegen – und dafür ist (hoffentlich) nicht nur der Umstand verantwortlich, daß dann das Porto teurer wäre. Im Falle der e-mail kommt – goldene Regel, kategorischer Imperativ – hinzu, daß, gesetzt das Gegenüber hätte auch so schlechte Umgangsformen, bei einer weiteren Antwort schon zwei, dann drei usw. fullquotes den Weg durch die Kanäle finden, und kein Mensch mehr weiß, wovon die Rede ist.

In den beiden Beispielen wird das deutlich. In dem ersten ist eine E-Mail im TOFU-Stil, das andere Beispiel zeigt die Mail dagegen im »traditionellen« Zitierstil:

Hallo Frau Meier, ich würde mich sehr über ein Treffen mit Ihnen am Mittwoch freuen. Liebe Grüße xxx Müller -----Ursprüngliche Nachricht----- Datum: xxxxx Von: xxxx Meier An: xxx Müller Betreff: Termine für ein Treffen Hallo Frau Müller, in der KW 28 am Donnerstag steht ja das Abschlusstreffen unserer Steuerungsgruppe an. Wollen wir uns am Abend vorher in der KW 28 (Mittwoch) nochmal zusammensetzen und unseren Part des Projekts Revue passieren lassen? Nächste Woche bin ich übrigens von Dienstag bis Donnerstag auf der LearnTec in Karlsruhe, also in Ihrer Heimat. Wenn Sie Lust haben, kommen Sie doch einfach mal vorbei. Mit freundlichen Grüßen xxx Meier

Hallo Frau Meier, * xxx Müller schrieb: > Wollen wir uns am Abend vorher in der KW > 28 (Mittwoch) nochmal zusammensetzen und > unseren Part des Projekts Revue passieren > lassen? ich würde mich sehr über ein Treffen mit Ihnen am Mittwoch freuen. > Nächste Woche bin ich übrigens von > Dienstag bis Donnerstag auf der LearnTec > in Karlsruhe, also in Ihrer Heimat. Wenn > Sie Lust haben, kommen Sie doch einfach > mal vorbei. Schade, da habe ich leider schon einen Termin. Ich wäre wirklich sehr gerne vorbeigekommen. Liebe Grüße xxx Müller

Was zunächst auffällt: Die Mail im traditionellen Zitierstil ist viel kürzer. Nicht relevanter Text wird einfach gelöscht. Falls jemand beim Lesen nun die Augenbrauen hebt: Keine Sorge, zwar wurde der zitierte Text gekürzt, aber er ist ja nicht verloren. Das Original ist jeweils beim Sender und beim Empfänger noch vorhanden.

In dem ersten Beispiel (das offensichtlich Microsofts Outlook oder Outlook Express entstammt) ist übrigens nicht klar, auf welchen der beiden Termine sich die Antwort bezieht. Dadurch, dass beim traditonellen inline quoting die Antwort direkt unter den Bezugstext gesetzt wird, sind solche Missverständnisse von vornherein ausgeschlossen. Die meisten Mailprogramme erkennen Zitate übrigens an dem vorangestellten Zeichen »>« und stellen diese auf Wunsch wie im Beispiel andersfarbig dar. Das macht es noch viel leichter, schnell den Inhalt einer E-Mail zu erfassen.

Nun kommen wir zum Problem des Inline Quotings. Microsoft Outlook und Lotus Notes können und wollen damit nicht umgehen. Nunja... Ich verzichte lieber auf mein Wehklagen und liste statt dessen einige empfehlenswerte Mailprogramme auf (Outlook und Notes mögen Programme mit guten Groupware-Funktionalitäten sein, gute Mailprogramme sind sie jedoch nicht):

  • Mozilla Thunderbird: einsteigerfreundliches Allround-Programm, zu dem es viele Erweiterungen gibt
  • Eudora (Light): übersichtlich, gibt es in einer kostenenlosen Light-Version
  • The Bat!: sehr umfangreich
  • AK-Mail: leistungsfähig
  • PostMe: einfach und übersichtlich
  • Mutt: komplex, Textmodus, schrecklich unmodern – kurz, das Programm meiner Wahl ;-)
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