Einführung von Wikis in Unternehmen

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    September 2023
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Wiki-Einführung in Unternehmen ist reinrassiger Organisationsentwicklungsprozess. Hier findet man eine Übersicht über den Prozesse der Wiki-Einführung, was zu beachten ist und welche Best Practice-Beispiele es gibt.

In der Organisationsentwicklung geht man von einem humanistischem Menschenbild aus: »Die besten Realisierungschancen und die höchste Erfolgswahrscheinlichkeit haben Methoden, welche unter Einbeziehung der Wünsche und Hoffnungen der Beteiligten und Betroffenen durchgeführt werden …« (Quelle: Wikipedia)

Voraussetzungen

In (Arbeits-) Prozesse integrieren

Ein Wiki muss in die üblichen Arbeitsprozesse integriert sein, ansonsten bedeutet es nur Mehrarbeit.

Nutzen für Mitarbeiter herausarbeiten

Ein Wiki wird nur dann genutzt, wenn es für die Mitarbeiter einen echten Vorteil bietet. Dieser Vorteil muss herausgearbeitet werden.

Führungskräfte leben Wiki-Nutzung vor

Wenn ein Wiki ein ernstgemeintes System ist, dann müssen Führungskräfte dieses System ernsthaft nutzen. Ansonsten wird jedem Mitarbeiter vorgelebt, dass dem Wiki eben doch nicht die Bedeutung beigemessen wird, von der offiziell gesprochen worden ist.

Selbständigkeit, Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter

Wikis schaffen, ähnlich wie eine professionelle Moderation, einen Bereich mit hoher Transparenz und ohne Hierarchien. Die Inhalte von einer Führungskraft sehen genau so aus wie die Inhalte der Mitarbeiter. Um dies nutzen zu können, muss den Mitarbeitern ein gewisser Grad an eigenverantwortichem Handeln eingeräumt werden.

Medienaffinität und Medienkompetenz

Wenn ein Wiki funktionieren soll, dann müssen deren Nutzer, die Mitarbeiter, zum einen einen gewissen Grad an IT-Fertigkeiten haben, um damit umgehen zu können. Das ist die geforderte Medienkompetenz. Ein Wiki funktioniert aber erst dann, wenn die Nutzer mit dem Wiki umgehen wollen, sie damit gerne arbeiten, die Möglichkeiten annehmen. Das ist die geforderte Medienaffinität.

Ein pragmatischer Wiki-Einführungsprozess

Zielklärung
Was will man mit dem Wiki eigentlich erreichen?
Verantwortlichkeiten klären
Wer bringt das Projekt voran? Stakeholder suchen!
Informationsprozesse analysieren
Wie sehen bestehende Informations-, Wissens- und Firmenkultur aus?
Medienaffinität klären
Wie sieht es mit den Mitarbeitern aus, die mit dem Wiki arbeiten sollen: ist die notwendige Infrastruktur und ein gewisses Maß an Medienaffinatät vorhanden?
Wiki-Team bilden
Bildungs eines Teams von Wiki-begeisterten zur Unterstützung der Einführungsphase
Benutzer-ins-Boot-holen-Workshop
In einem Workshop die den Mitarbeitern das Projekt verdeutlichen:
- Welche Ziele verfolgt das Unternehmen mit der Wiki-Einführung?
- Wiki-Prinzip vorstellen, in Kleingruppen im Wiki arbeiten lassen
- gemeinsam Inhalte bestimmen, die ins Wiki kommen können
- gemeinsam Absprache treffen, wie von den Einzelnen das Wiki in ihrem Arbeitsalltag genutzt werden soll
Auswahl Wiki-System
Auf Grund der bisher erarbeiten Rahmenbedingungen eine Auswahl für ein Wiki-System treffen. Eventuell noch ansehen, wie das Wiki zukünftig in die IT-Lanschaft integriert werden soll.
Laufende Unterstützung durch das Wiki-Team
Das Wiki-Team schaut ständig aufs Wiki, räumt ein wenig hinterher, spricht Mitarbeiter an, wenn nötig (z.B. Zugriffszahlen gehen zurück oder es werden keine Inhalte eingebracht...)

Tipps zum erfolgreichen Wiki

Jeffrey Walker: Five Ways To Get Your (Corporate) Wiki On

Jeffrey Walker, Präsident von Atlassian Software: Five Ways To Get Your (Corporate) Wiki On.

  1. Einbindung in die alltägliche Arbeit: Für Besprechungsprotokolle, Notizen, To-Do-Listen, Projektbeschreibungen usw. sollte man das Wiki nutzen.
  2. Angebote für die »technophobe Spezies«' Fühungskräfte ins Wiki stellen: Umsatzberichte, Lead-Reports, Marktzahlen.
  3. Nicht unternehmensbezogene Informationen zulassen: Das Wiki ist ein sozialer Raum, und ähnlich wie in Foren muss es möglich sein, auch private Interessen dort einzubringen (z.B. Fußballergebnisse, Reiseberichte uws.).
  4. Mit klassischen IT-Werkzeugen eine Brücke zum Wiki bauen: Wenn man zum Beispiel E-Mails mit Links zu vertiefenden Informationen im Wiki verschickt, lockt man die Mitarbeiter ins Wiki.
  5. Das Wiki so offen wie möglich bauen: Bauen sie kein kompliziertes Rechtesystem auf, sondern lassen Sie das Wiki so offen wie nur irgendwie möglich.

Weitere Informationen zu Wikis in Unternehmen

Eine Liste von Wikis in Unternehmen.

Themensammlung von Stephan List:

Weitere Quellen

Wiki-Hoster

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