Beitrag Handbuch E-Learning: Wikis in Unternehmen einführen

Für die Januar-Ausgabe des Handbuch E-Learning habe ich einen Beitrag zum Thema Wikieinführung in Unternehmen am Beispiel der Deutschen Werkstätten Hellerau beigesteuert. Die DWH hatte ich bei der Wiki-Einführung beraten.

Besserer Wissenstransfer dank Unternehmenswiki

Wikis sind in Unternehmen angekommen. Während noch vor ein paar Jahren eher technikaffine Arbeitsgruppen oder Abteilungen damit gearbeitet haben, versucht man heute die Vorteile des Wikiprinzips für das ganze Unternehmen zu nutzen. Dieser Beitrag skizziert den Prozess der Einführung und erläutert die heutige Nutzung des Unternehmenswikis bei den Deutschen Werkstätten Hellerau.

Durch Zufall zum Wiki

Dass die Deutschen Werkstätten Hellerau zu einem Wiki gekommen sind, ist, wie so oft, einem kleinen Zufall geschuldet. Bei einem gemeinsamen Termin unterhielt ich mich mit dem Geschäftsführer der DWH, Fritz Straub. Dabei kamen wir auch auf Wikis zu sprechen, was es mit diesem Wikiprinzip auf sich hat, welche Vorteile es mit sich bringt und wie man es in Unternehmen einsetzen kann. Nach kurzer Zeit sagte er, selbst etwas überrascht: »Wenn es tatsächlich so ist wie sie es schildern, dann könnte es die Lösung für eines unserer großen Probleme sein.« Die Deutsche Werkstätten Hellerau GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen mit insgesamt 200 Mitarbeitern in Dresden sowie Tochtergesellschaften und Repräsentanzen in Russland, den Vereinigten Arabischen Emiraten, Großbritannien, Frankreich und Spanien, das als Spezialist für den hochwertigen Innenausbau von Villen, Vorstandsetagen und Luxus-Yachten weltweit tätig ist. Die Architekten und Ingenieure arbeiten dabei mit den Fachkräften der eigenen Tischlerei projektbezogen und in ständig wechselnden Teams zusammen. Diese Projekte zeichnen sich durch Einzelanfertigungen mit einem hohen Anteil an Neuentwicklungen aus. Da es kein »Lernen aus der Serie« gibt, in der Regel auch keine Entwicklungen durch Prototypenbau möglich sind und häufig ein hoher Zeit- und Kostendruck herrscht, ist es wichtig, dass es einen einfachen Zugriff auf das notwendige Wissen gibt.

Das Rad nicht jedes mal neu erfinden

Was schmerzlich fehlte, war die Möglichkeit des gegenseitigen Lernen aus den Erfahrungen der anderen Projekte. Diese sind natürlich schon immer gut dokumentiert worden. Aber in diesem Bereich wird man schnell mit einem Phänomen konfrontiert, das im angelsächsischen Raum unter dem Begriff »Content Silo Trap« seinen Namen bekommen hat (Rockley/Kostur/Manning 2003): Projektdokumente wie Angebote, Kalkulationen, Pläne und Ergebnisprotokolle werden gesammelt und üblicherweise in Dokumentenmanagementsystemen oder Gruppenlaufwerken abgelegt. Der Zugang zu diesen Informationen ist jedoch beschwerlich, ein beiläufiges Profitieren anderer von den dort dokumentierten Erfahrungen ist eher unwahrscheinlich. Auch bei den Deutschen Werkstätten hatte man die Erfahrung gemacht, dass in den einzelnen Projekten mitunter das Rad neu erfunden worden ist. Denn wie es Projekte so an sich haben, kommt es häufig zur Konfrontation mit unvorhersehbaren Problemen, für die entsprechende Lösungen erarbeitet werden müssen. Ähnliche Probleme tauchen in den verschiedenen Projekten immer mal wieder auf. Da die betroffenen Projektteams von den bereits vorhandenen Lösungsansätzen keine Kenntnis haben, müssen sie unter beträchtlichem Aufwand an ihrer eigenen Lösung arbeiten und so das Rad erneut erfinden.

Der Einführungsprozess

Die Geschäftsleitung befand schnell, dass die Einführung eines Unternehmenswikis einen Versuch wert ist. In einem ersten Schritt wurden darum die Rahmenbedingungen für den erfolgreichen Einsatz eines Unternehmenswikis abgesteckt und darauf aufbauend ein Einführungskonzept erarbeitet. Die notwendigen Rahmenbedingungen sind leicht zusammen zu fassen: Die Bedeutung des Wikis für das Unternehmen muss von der Geschäftsführung vorgelebt werden. Die Vorteile des Wikis sowohl für das Unternehmen als auch für die Angestellten müssen klar dargestellt und mögliche Bedenken ernst genommen werden.

Die Verlagerung von Informations- und Arbeitsprozessen in das Wiki muss für die Anwender einen echten Nutzen bieten. Für die Einführung von Wikis in Organisationen hat sich ein überschaubarer dreigliedriger Prozess bewährt, der auch in diesem Projekt angewendet wurde:

Analyse ➠ Konzeption ➠ Realisierung.

Die Analysephase dient dazu, die im Unternehmen bestehenden Informationsprozesse und die vorherrschende Unternehmenskultur mit dem Ziel zu untersuchen, einen erfolgversprechenden Ansatz für den Wikieinsatz zu entwickeln. Die daran anschließende Konzeptionsphase beginnt in der Regel mit der Bildung eines Wiki-Teams, zusammengesetzt aus begeisterten Wiki-Nutzern, die sich die Pflege des Wikis auf die Fahnen geschrieben haben (Wikigärtner) und für Kollegen bei Fragen und Problemen als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Das Wiki-Team nimmt eine Inhaltsbestimmung vor, in der festgelegt wird, welche Informationen im Wiki stehen sollen und welche Informationsprozesse in Zukunft dort abgebildet werden sollen. Hat man das abgeschlossen, geht es in die Realisationsphase. Da das Einsatzszenario abgesteckt ist, kann ein passendes Wikisystem ausgewählt, installiert und je nach Bedarf in die unternehmensinterne IT-Systemlandschaft integriert werden. Ein entscheidender Punkt fehlt jetzt noch - die frühe und transparente Einbeziehung sämtlicher Mitarbeiter. Es ist sinnvoll, konsequent den Wiki-Weg einzuschlagen und offen darzulegen, was sich dass Unternehmen von der Wikieinführung verspricht und welchen konkreten Nutzen der Anwender haben wird. Der gesamten Prozess sollte mit Schulungen und Workshop, Statusberichten und Demoinstallationen begleitet werden.

Da die Initiative der Wiki-Einführung bei den DWH direkt von der Geschäftsführung ausging, hat dieses Projekt von Anfang an große Unterstützung erfahren. Die Projektverantwortung bei den Werkstätten übernahm der Konstruktionsleiter, Herr Matthias Wessel. Das Projektteam wollte die Mitarbeiter möglichst schnell von der Idee eines Wikis informieren und dabei auch Gelegenheit für Rückmeldungen zu möglichen Einsatzmöglichkeiten und Problemen geben. Darum wurde im Januar 2006 eine ganztägige Mitarbeiterversammlung organisiert, in der die Idee des Unternehmenswikis vorgestellt sowie die Möglichkeit gegeben wurde, ein Wiki in einer Demoinstallationen intensiv auszuprobieren. In Kleingruppen haben die Mitarbeiter Ideen für die Wikinutzung entwickelt, mögliche Problemfelder gesammelt und abschließend ausgewertet.

Inhaltsbestimmung und Struktur

Nach der Mitarbeiterversammlung wurde ein Wiki-Team mit vier Wiki-Enthusiasten unter der Leitung von Herrn Wessel aufgestellt. Gemeinsam hat man dann jene Informationen und Informationsprozesse identifiziert, die im Wiki abgebildet werden sollen. Von vornherein sollten alle Mitarbeiter gleichberechtigten Schreib- und Lesezugang zum Wiki haben. Neben der schon beschriebenen Projektdokumentation hat sich für die Einführung dabei eine Art »Killerapplikation« herauskristallisiert, also ein Anwendungsbereich, dessen Nutzung im Wiki zu sofort spürbaren Erleichterungen führt. Es ging dabei um ein internes Loseblattwerk. In diesem firmenspezifischen »Standardkatalog« des Innenausbaus werden regelmäßig wiederkehrende Konstruktionsdetails, Zulieferteile, Materialien und ähnliches abgeheftet. Der bisherige Vorgang dafür war recht mühsam: Wenn der Inhalt angepasst wurde, mussten die Informationen durch die für die Pflege des Werkes verantwortliche Person aufbereitet und anschließend den Standardkatalogen in Form von Heftordnern in allen Abteilungen händisch hinzugefügt werden. Diese Arbeit war zeitaufwendig, mühselig und fehleranfällig. Ein Standardkatalog im Wiki dagegen würde alles sehr viel einfacher machen: wer möchte, kann Informationen mit einem Klick ergänzen. Mit einem weiteren Klick auf »Speichern« sind die Änderungen in den Katalog übernommen und quasi distribuiert, da sie aus allen Abteilungen abrufbar sind.

Ein weiteres Thema war die Etablierung einer vorgegebenen Informationsstruktur. Wie soll die Startseite aussehen, wo sollen welche Inhalte bearbeitet werden und welche Leitsysteme lassen sich für die Nutzer etablieren. Das Wikiprinzip zeichnet sich ja durch eine prinzipbedingte große Freiheit bei der Strukturierung von Inhalten aus. Das kann dazu verleiten, überhaupt nicht über eine Strukturierung nachzudenken. Umgekehrt kann es aber auch dazu verführen, zu Beginn eine aufwändige und dadurch komplizierte Struktur vorzugeben, in der sich die Nutzer eingezwängt fühlen können. Bei den Deutschen Werkstätten Hellerau hat sich die Struktur den Erfordernissen angepasst. Heute gliedert sich das interne Wiki wie folgt:

  • Startseite als Nachrichtenportal
  • Aktuelles aus der Geschäftsführung
  • Präsentation aller Abteilungen und Bereiche, den Aufgaben und den Mitarbeitern
  • Vorstellung aktueller und abgeschlossener Projekte
  • Informationen und Dokumentationen zu Technologien, Materialien, Verarbeitungsprozessen
  • Firmenspezifische Handbücher und Anleitungen für zum Beispiel EDV-Systeme oder dem Corporate Design
  • Vordrucke
  • Weitere Informationsseiten wie Vorstellung neuer Kollegen und kulturelle Veranstaltungen

Systemauswahl

Die Entscheidung bei der Wahl des Wikisystems fiel relativ schnell und eindeutig auf MediaWiki, die Software hinter der Wikipedia. In der öffentlichen Wahrnehmung werden Wiki und Wikipedia häufig gleichgesetzt. Da die meisten Internetnutzer (und damit auch die Angestellten der DWH) die Wikipedia aus eigener Erfahrung kennen, kann von einer gewissen Vertrautheit mit der MediaWiki-Software ausgegangen werden. Und weil wir den Einstieg für die Nutzer möglichst einfach gestalten wollten, war dies ein entscheidendes Kriterium für die Wahl dieser Software. Für andere Einsatzszenarien kann MediaWiki aber auch eine gänzlich ungeeignete Wahl sein, zum Beispiel dann, wenn es um die Abbildung fein abgestufter Zugriffsrechte geht. Bei den Werkstätten war das jedoch nicht erforderlich, da jeder Nutzer, ganz wiki-typisch, gleichberechtigte Lese- und Schreibrechte hat.

In einer ersten Phase ist das Wiki ausschließlich über das Intranet erreichbar. Da die Projektgruppen aber auch bei Ihren Innenausbauprojekten vor Ort aktiv sein müssen, ist der Zugriff auf das Wiki über das Internet via VPN mittlerweile möglich.

Schulung für alle Mitarbeiter

Nach der Wikiinstallation begann das Wikiteam damit, die schon vorhandenen Inhalte, beispielsweise den schon beschriebenen Standard-Katalog, in das Firmenwiki zu übertragen. Die Inhalte sind mit Hilfe von Portalseiten, eine Spezialität der MediaWiki-Software, realisiert worden. Nachdem das Wiki installiert und eingerichtet war, konnte mit der Schulung der Mitarbeiter begonnen werden. Dazu sind die Mitglieder des Projekteams dann »von Kollege zu Kollege gezogen«, und haben Ihnen in Einzelschulungen das Wiki, die Inhaltsstruktur und die Bedienung erläutert. Im Rahmen dieser Schulung hat jeder Mitarbeiter seine persönliche Wikiseite mit einer Kurzdarstellung angelegt.

Wikinutzung vorleben

Das Wikiteam ist in der Rolle des Wikigärtners für die Hege und Pflege des Wikis verantwortlich, hilft beim Layout von Wikiseiten, fügt Verlinkungen ein und unterstützt bei der Strukturierung der Inhalte. Mitglieder des Wiki-Teams sind auch die Wiki-Botschafter im Unternehmen, da sie von der Wiki-Idee überzeugt sind und ihre Kollegen bei der Annäherung an das Unternehmenswiki unterstützen möchten. Das Team spricht Kollegen in den Abteilungen aktiv an, um für eine Zusammenarbeit im Wiki zu werben. Natürlich lebt das Team die Wiki-Nutzung auch selbst im Wiki vor. Genauso wie die Geschäftsführung. Bei den Deutschen Werkstätten hat die Geschäftsführung vom ersten Tag an regelmäßig über die eigenen Tätigkeiten, Akquisebemühungen und bevorstehenden Auftragsabschlüssen berichtet. Dass dieser Site eine gewisse Bedeutung beigemessen werden kann, lässt sich an den Zugriffszahlen erkennen. Dieser Bereich des Wikis wird mit Abstand am häufigsten von den Mitarbeitern aufgerufen.

Screenshot Unternehmenswiki DWH

Was hat es gebracht?

Nach einem Jahr der Einführung kann man sagen, dass das Wiki im Unternehmen etabliert ist. Der Zugang ist für alle offen, auch für Praktikanten und externe Mitarbeiter. Im ersten Jahr haben 20% der Mitarbeiter etwas ins Wiki geschrieben. Das entspricht einer klassischen Paretoverteilung, wie sie beispielsweise auch in einer Studie an der Uni Bamberg als typisch für Unternehmenswikis festgestellt worden ist.

Bei den Deutschen Werkstätten wurde in der Vorbereitungsphase eine tiefe Gliederung vorgenommen, mit dem Ziel eine eindeutige Zuordnung von Inhalten zu gewährleisten. Das hat dazu geführt, dass trotz Einbringung von Inhalten aus dem »Bestand«, viele leere Seiten vorhanden waren. Dies erweckte den Eindruck, dass Inhalte fehlen würden. Aus der heutigen Erfahrung gesehen wäre es vorteilhafter gewesen, mit einer einfachen, flachen Gliederung anzufangen und diese erst bei Bedarf zu erweitern.

Ein Wiki hat immer den Charakter des unfertigen. Dies ist eine wichtige Eigenschaft, auf die sich die Nutzer erst einstellen müssen. Wird im bisherigen Alltag von den Mitarbeitern die Ablieferung von möglichst fehlerfreien Arbeiten erwartet, sollen im Wiki auch unsauber formulierte Information ohne ansprechendes Layout ins Wiki gestellt werden.

In den Werkstätten wird das Wiki dazu genutzt, Wissen und Erfahrungen zu sammeln. Daneben ist es ein wichtiges Instrument des Erfahrungsaustauschs in Gesprächsrunden außerhalb von Projektteams, beispielsweise für die wöchentliche Runde von Führungskräften, Projektleitung, Fertigung, F&E und Konstruktion. Arbeitsgruppen, die sich mit der Gestaltung von Prozessen befassen, dokumentieren ihre Arbeiten und Ergebnisse ebenfalls im Wiki, aktuelle Probleme sowie Erfahrungen aus Projekten werden dort kommentiert und analysiert. Wenn daraus die Abteilung F&E mit einer Aufgabe betraut wird, dann ist das Wiki der geeignete Ort, um die Ergebnisse zu dokumentieren und für alle verfügbar zu machen.

Derzeit sind 158 Mitarbeiter als Anwender im Wiki registriert. 2.577 Einträge wurden bisher angelegt, 14.512 mal sind Einträge bearbeitet worden, das entspricht 5,63 Bearbeitungen pro Eintrag. Die Beteiligung aus der Fertigung ist im Vergleich zum gesamten Unternehmen geringer. Es sind dort zwar Computerterminals vorhanden, da die Mitarbeiter aber an den Terminals nur gelegentlich arbeiten, ist auch die Schwelle höher, das Wiki zu benutzen zu bearbeiten.

Das Unternehmenswiki hat heute eine wichtige Funktion für das interne Informations- und Wissensmanagement bei den Deutschen Werkstätten Hellerau. Es ist aber kein Allheilmittel, beispielsweise kann sich nicht jeder sofort mit dieser Form der Kommunikation anfreunden. Derzeit finden auch Überlegungen statt, das Wiki um Werkzeuge wie Foren oder Micro-Blogs zu erweitern, um so eine Form der beiläufigen Kommunikation und damit Dokumentation des bestehenden Wissens zu ermöglichen.

Literatur

  • Rockley, A./ Kostur, P./ Manning, S.: Managing Enterprise Content: A Unified Content Strategy, Indianapolis 2002.
  • Blaschke, S./ Stein, K: Vortrag zum Expertensymposium: Wikis in Organisationen, Bamberg 2009.
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Kommentare

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[...] “In den Werkstätten wird das Wiki dazu genutzt, Wissen und Erfahrungen zu sammeln. Daneben ist es ein wichtiges Instrument des Erfahrungsaustauschs in Gesprächsrunden … Derzeit sind 158 Mitarbeiter als Anwender im Wiki registriert. 2.577 Einträge wurden bisher angelegt, 14.512 mal sind Einträge bearbeitet worden, das entspricht 5,63 Bearbeitungen pro Eintrag.” Tim Schlotfeldt, E-Learning, 18. Januar 2009 [...]

Danke für´s teilen der Erfahrung, vielleicht kann ich mich revanchieren.

Interessant fand ich die Wahl von MediaWiki. Ok, ohne dass ich es ausprobiert hätte findet man z.B. bei Wikipedia eine Menge Beispiele für das Potential für Portalseiten. Bei Confluence geht das (leider) nur eingeschränkt.

Andererseits hat MediaWiki keinen nativen Wysiwyg-Editor, und auch von nachträglichen Lösungen wie mit dem FCKE seien wenig zuverlässig gewesen, wie ich gehört habe.

Wurde bei den DWH auf den WYSIWYG-Editor verzichtet oder kamen die Leute gut mit der Synthax klar?

Viele Grüße aus München
Ludwig

Mmh, WYSIWIG-Editoren ist so ein zweischneidiges Schwert. Novizen wird damit der Einstieg leichter gemacht, Probleme sind aber dort vorprogrammiert, wo in die Tiefe der Funktionen gehen will bzw. Erweiterungen nutzen möchte (ich hatte mal hier in einem Kommentar etwas dazu geschrieben). Momentan sehe ich da immer noch mehr Probleme mit einem WYSIWYG-Editor entstehen als dass sie gelöst werden.

Bei den DWH gab es eigentich keine Probleme, was die Syntax angeht. Mag auch daran gelegen haben, dass schon viele Inhalte vom Wiki-Team eingestellt worden sind. Und dem Gelegenheitsnutzer reichen oft schon die drei, vier Funktionen für Überschriften, Aufzählungen sowie Texthervorhebungen.

-Tim

[...] als alle graue Theorie ist immer wieder die Praxis. Von daher freut es mich, auf den Seiten von Tim Schlotfeldt eine Praxisbericht zu einer Wiki-Einführung zu finden: Die Deutschen Werkstätten [...]

Hallo, habe ähnliche Erfahrungen mit dem Produktionsbereich gemacht und dafür einen neuen Ansatz entwickelt, vielleicht passt der auch bei den Deutschen Werkstätten Hellerau, hier ein paar Infos dazu: http://www.wissensgarten.com/wordpress/?p=1843

Dieter

[...] (so der Titel). Ich finde den Artikel sehr lesenswert und verweise gerne auf den Blog von Tim Schlotfeld, der sich diesem Thema schon vor Jahren gewidmet [...]

Ich bin am überlegen ob sich ein Wikisystem wie z.b. Mediawiki auch für kleinere Unternehmen eignen könnte, würde aber bezüglich Benutzerfreundlichkeit auch den WYSIWYG-Editor bevorzugen. Ab welcher Firmengrösse kann dies überhaupt sinnvoll erscheinen ?

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