Für die Januar-Ausgabe des Handbuch E-Learning habe ich einen Beitrag zum Thema Wikieinführung in Unternehmen am Beispiel der Deutschen Werkstätten Hellerau beigesteuert. Die DWH hatte ich bei der Wiki-Einführung beraten.
Besserer Wissenstransfer dank Unternehmenswiki
Wikis sind in Unternehmen angekommen. Während noch vor ein paar Jahren eher technikaffine Arbeitsgruppen oder Abteilungen damit gearbeitet haben, versucht man heute die Vorteile des Wikiprinzips für das ganze Unternehmen zu nutzen. Dieser Beitrag skizziert den Prozess der Einführung und erläutert die heutige Nutzung des Unternehmenswikis bei den Deutschen Werkstätten Hellerau.
Durch Zufall zum Wiki
Dass die Deutschen Werkstätten Hellerau zu einem Wiki gekommen sind, ist, wie so oft, einem kleinen Zufall geschuldet. Bei einem gemeinsamen Termin unterhielt ich mich mit dem Geschäftsführer der DWH, Fritz Straub. Dabei kamen wir auch auf Wikis zu sprechen, was es mit diesem Wikiprinzip auf sich hat, welche Vorteile es mit sich bringt und wie man es in Unternehmen einsetzen kann. Nach kurzer Zeit sagte er, selbst etwas überrascht: »Wenn es tatsächlich so ist wie sie es schildern, dann könnte es die Lösung für eines unserer großen Probleme sein.« Die Deutsche Werkstätten Hellerau GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen mit insgesamt 200 Mitarbeitern in Dresden sowie Tochtergesellschaften und Repräsentanzen in Russland, den Vereinigten Arabischen Emiraten, Großbritannien, Frankreich und Spanien, das als Spezialist für den hochwertigen Innenausbau von Villen, Vorstandsetagen und Luxus-Yachten weltweit tätig ist. Die Architekten und Ingenieure arbeiten dabei mit den Fachkräften der eigenen Tischlerei projektbezogen und in ständig wechselnden Teams zusammen. Diese Projekte zeichnen sich durch Einzelanfertigungen mit einem hohen Anteil an Neuentwicklungen aus. Da es kein »Lernen aus der Serie« gibt, in der Regel auch keine Entwicklungen durch Prototypenbau möglich sind und häufig ein hoher Zeit- und Kostendruck herrscht, ist es wichtig, dass es einen einfachen Zugriff auf das notwendige Wissen gibt.
Das Rad nicht jedes mal neu erfinden
Was schmerzlich fehlte, war die Möglichkeit des gegenseitigen Lernen aus den Erfahrungen der anderen Projekte. Diese sind natürlich schon immer gut dokumentiert worden. Aber in diesem Bereich wird man schnell mit einem Phänomen konfrontiert, das im angelsächsischen Raum unter dem Begriff »Content Silo Trap« seinen Namen bekommen hat (Rockley/Kostur/Manning 2003): Projektdokumente wie Angebote, Kalkulationen, Pläne und Ergebnisprotokolle werden gesammelt und üblicherweise in Dokumentenmanagementsystemen oder Gruppenlaufwerken abgelegt. Der Zugang zu diesen Informationen ist jedoch beschwerlich, ein beiläufiges Profitieren anderer von den dort dokumentierten Erfahrungen ist eher unwahrscheinlich. Auch bei den Deutschen Werkstätten hatte man die Erfahrung gemacht, dass in den einzelnen Projekten mitunter das Rad neu erfunden worden ist. Denn wie es Projekte so an sich haben, kommt es häufig zur Konfrontation mit unvorhersehbaren Problemen, für die entsprechende Lösungen erarbeitet werden müssen. Ähnliche Probleme tauchen in den verschiedenen Projekten immer mal wieder auf. Da die betroffenen Projektteams von den bereits vorhandenen Lösungsansätzen keine Kenntnis haben, müssen sie unter beträchtlichem Aufwand an ihrer eigenen Lösung arbeiten und so das Rad erneut erfinden.
Der Einführungsprozess
Die Geschäftsleitung befand schnell, dass die Einführung eines Unternehmenswikis einen Versuch wert ist. In einem ersten Schritt wurden darum die Rahmenbedingungen für den erfolgreichen Einsatz eines Unternehmenswikis abgesteckt und darauf aufbauend ein Einführungskonzept erarbeitet. Die notwendigen Rahmenbedingungen sind leicht zusammen zu fassen: Die Bedeutung des Wikis für das Unternehmen muss von der Geschäftsführung vorgelebt werden. Die Vorteile des Wikis sowohl für das Unternehmen als auch für die Angestellten müssen klar dargestellt und mögliche Bedenken ernst genommen werden.
Die Verlagerung von Informations- und Arbeitsprozessen in das Wiki muss für die Anwender einen echten Nutzen bieten. Für die Einführung von Wikis in Organisationen hat sich ein überschaubarer dreigliedriger Prozess bewährt, der auch in diesem Projekt angewendet wurde:
Analyse ➠ Konzeption ➠ Realisierung.
Die Analysephase dient dazu, die im Unternehmen bestehenden Informationsprozesse und die vorherrschende Unternehmenskultur mit dem Ziel zu untersuchen, einen erfolgversprechenden Ansatz für den Wikieinsatz zu entwickeln. Die daran anschließende Konzeptionsphase beginnt in der Regel mit der Bildung eines Wiki-Teams, zusammengesetzt aus begeisterten Wiki-Nutzern, die sich die Pflege des Wikis auf die Fahnen geschrieben haben (Wikigärtner) und für Kollegen bei Fragen und Problemen als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Das Wiki-Team nimmt eine Inhaltsbestimmung vor, in der festgelegt wird, welche Informationen im Wiki stehen sollen und welche Informationsprozesse in Zukunft dort abgebildet werden sollen. Hat man das abgeschlossen, geht es in die Realisationsphase. Da das Einsatzszenario abgesteckt ist, kann ein passendes Wikisystem ausgewählt, installiert und je nach Bedarf in die unternehmensinterne IT-Systemlandschaft integriert werden. Ein entscheidender Punkt fehlt jetzt noch - die frühe und transparente Einbeziehung sämtlicher Mitarbeiter. Es ist sinnvoll, konsequent den Wiki-Weg einzuschlagen und offen darzulegen, was sich dass Unternehmen von der Wikieinführung verspricht und welchen konkreten Nutzen der Anwender haben wird. Der gesamten Prozess sollte mit Schulungen und Workshop, Statusberichten und Demoinstallationen begleitet werden.
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